18 jours /an gagnés grâce à des workflows centralisés

Contexte

Dans une agence digitale en croissance, plusieurs équipes travaillent en collaboration et s’appuient déjà sur différents outils pour piloter la production (Google Sheets, HubSpot, Zoho Projects, Slack…).

Problème, ces outils fonctionnaient en silos, ce qui générait de nombreuses frictions : actions manuelles répétitives, données désynchronisées et perte de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.

L’introduction d’un nouvel outil n’était pas souhaité, notamment en raison de coûts et d’un effort d’adoption supplémentaire pour des équipes déjà fortement habituées aux outils existants.

Le défi était donc de transformer Google Sheets, l’outil principal de gestion financière des projets, en une véritable interface produit, qui centralise l’ensemble des workflows existants.

Objectifs UX & Business

Processus Design

1. Usages existants

   Observer comment les équipes travaillent au quotidien et échanger avec eux. Identifier des tâches répétitives et sources d’erreurs. Comprendre le rôle central de Google Sheets et des autres outils dans le pilotage des projets.
   
   

2. Workflows & optimisations

   Mapper les workflows dans les outils et leurs interconnexions. Identifier les doublons et les ruptures. Rechercher les actions manuelles automatisables. Redéfinir et centraliser l’ensemble des workflows.
   
   

3. Traduction en solution réalisable

   Rechercher les possibilités techniques dans la contrainte des outils en place et de l’équipe (nous sommes 2 à réaliser et maintenir ce projet). Tester des solutions no-code et scripts. Analyser les intégrations et APIs.

Solution

Pour que Google Sheets devienne réellement l’outil central du système, la majorité des actions devait être automatisée et déclenchable par les équipes, directement depuis des menus et popups intégrés à l’outil.

Depuis HubSpot, l’équipe Sales peut maintenant automatiquement générer un document Google Sheets dédié au projet et notifier l’équipe Production.

En retour, les données financières mises à jour dans Sheets sont synchronisées dans HubSpot afin de maintenir une vision commerciale fiable.

Côté production, les informations centralisées dans Sheets permettent de générer automatiquement un projet dans Zoho Projects avec les tâches préalablement estimées.

En retour, les dates, deadlines, timesheets et autres données opérationnelles sont synchronisés dans Sheets pour assurer un suivi financier précis.

Au cours du projet, en fonction des actions et des besoins, des notification Slack sont envoyées, des dossier Drive et des Google Slides sont générés automatiquement.

Un point clé du design a été de préserver la continuité visuelle et fonctionnelle avec Google Sheets. Les interfaces intégrées (menus, popups, actions) ont été conçues à partir des composants Material Design, afin de rester alignées avec l’environnement natif de Google. L’objectif était d’éviter toute rupture visuelle et de favoriser une adoption immédiate par des équipes déjà familières de l’outil.

Technique

La solution repose sur une combinaison de scripts personnalisés, d’intégrations API et d’automatisations no-code. L’ensemble du système a été conçu pour rester lisible, évolutif et maîtrisable par les équipes.

Résultats